PCS 600-00 Proceso Planificación del SGC
Proceso de Planificación del Sistema de Gestión de Calidad
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Proceso de Planificación del Sistema de Gestión de Calidad
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La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), es considerada como un proceso estratégico de la organización, y se someterá estructuralmente al cumplimiento de cada una de las disposiciones señaladas en el apartado 4.4 de la Norma, junto a lo indicado en el apartado 5.2 referido a la política de la calidad., y el apartado 6 referido a la planificación del sistema de gestión de la calidad.
El apartado 5.2 de la norma, incluye los puntos 5.2.1 (establecimiento de la política de la calidad) y 5.2.2 (comunicación de la política de calidad).
El apartado 6 de la norma, incluye los puntos 6.1 (acciones para abordar riesgos y oportunidades), 6.2 (objetivos de calidad y planificación para lograrlos), y 6.3 (planificación de los cambios).
De conformidad al precitado apartado 4.4, y a los apartados 5.2.1, 5.2.2, 6.1, 6.2 y 6.3 de la Norma que forman parte del proceso de planificación del sistema de gestión de la calidad, se describe según lo siguiente.
Revisado por | Aprobado por | Ruta de acceso | Revisión y fecha |
Evelyn Torres F. Rptte Gerencia | José Santander R. Gerente | Revisión 00 22 de Noviembre 2018 |
Los riesgos y oportunidades del proceso, serán determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1 de esta Norma Internacional. Para estos efectos, se efectúa una matriz de riesgos y oportunidades, diseñada y ocupando una metodología propia de ALC Ltda., según sus propios criterios, además de considerar la evaluación de la eficacia de las acciones.
Conforme a lo anteriormente expuesto, las mediciones de este proceso, se realizarán a través de la matriz de riesgos y oportunidades que incluye la información a continuación detallada, en la cual para cada riesgo u oportunidad identificado, se marcará con una “X” si el nivel de riesgo/oportunidad es Alto, Medio o Bajo, justificando el nivel de riesgo/oportunidad y la respectiva acción a tomar, según los criterios establecidos en cuadro de “Nota (*)” descrito más adelante.
Matriz de Riesgo y Oportunidades
En relación con los indicadores de desempeño de este proceso, este se llevará a cabo mediante la evaluación de la eficacia de las acciones, que se definen según lo señalado a continuación.
Evaluación de la eficacia de las acciones
Respecto al seguimiento de este proceso, este revisará anualmente, en la Revisión por la Dirección, para conseguir una continua adecuación a las necesidades de ALC Ltda.
Mediante el Registro de Riesgos y Oportunidades (REG-800), se mantendrá actualizada la información de la matriz de riesgos y oportunidades, además de la evaluación de la eficacia de las acciones.
Como un dato de entrada del proceso, está la Política de Calidad de ALC Ltda., qué es apropiada al propósito y contexto de la organización y apoya su dirección estratégica, proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los Objetivos de la Calidad, e incluye los compromisos de cumplir los requisitos aplicables y de mejora continua del SGC.
La Política de Calidad, se encuentra documentada (DOC-520-00), está disponible para las partes interesadas que así lo requieran, y es comunicada, entendida y aplicable dentro de la organización.
La Política de la Calidad es revisada anualmente en la Revisión por la Dirección, para conseguir una continua adecuación a las necesidades de ALC Ltda. a las expectativas de los clientes.
Para cumplir con la Política de la Calidad, la Gerencia establece Objetivos de la Calidad, que son monitoreados para comprobar la gestión de ALC Ltda. en general y que el Sistema de Gestión de la Calidad, en particular, cumple con la Política de la Calidad.
Cuando se establece un nuevo Objetivo de la Calidad se actúa llenando el documento Formulario para Objetivos de la Calidad (REG-500) de la siguiente manera:
Se asigna un código al objetivo con siguiente estructura: OBJ-AAA; donde AAA es un número correlativo.
Se define y se cuantifica el objetivo y se delimita su periodo de vigencia.
Se establece el alcance, es decir a qué niveles de ALC Ltda., es aplicable (departamento, función, producto, proceso).
Se efectúa una planificación para el logro de los objetivos de calidad, incluyendo para cada acción planificada, una fecha de inicio y término, identificando al responsable de esta acción.
Se determinan los recursos requeridos.
Se determina el seguimiento del objetivo especificando el intervalo de seguimiento y el responsable de realizarlo.
Se lleva la evaluación de los resultados anuales de los objetivos de calidad, en cuanto al cumplimiento de las metas de cada objetivo de calidad.
Se lleva un control de cambios de los objetivos de la calidad, para lo cual para cada objetivo modificado, se identifica la fecha de modificación, el motivo de la modificación y la identificación de responsable que lo aprobó.
El Objetivo de la Calidad es cuantificable y mensurable.
Los Objetivos de la Calidad se comunican al personal de ALC Ltda. mediante la entrega del documento denominado “Formulario para Objetivos de la Calidad” (REG-500), a cada departamento y/o función involucrada en su cumplimiento, quedando registro de esta comunicación en el Formulario para la Comunicación Interna (REG-501).
La comunicación al personal de ALC Ltda. de las modificaciones de los objetivos durante su periodo de vigencia, se realiza entregando el documento Formulario para Objetivos de la Calidad en su nueva versión, retirando el antiguo documento.
Los Objetivos de la Calidad se someten a una revisión periódica por un responsable designado por la Gerencia, y pueden ser modificados cuando sea necesario. De los resultados del seguimiento efectuado se dejará constancia en el documento Formulario para Objetivo de la Calidad que corresponda.
Cuando se realiza el seguimiento de los Objetivos de la Calidad, según está determinado en el correspondiente documento Formulario para Objetivo de la Calidad, y se detectan diferencias de ± 10% sobre la cuantificación de éste, se estudiarán las acciones correctivas para intentar la recuperación, en el caso del menos, u oportunidades de mejora, en el caso del más.
En estos casos, en el documento Formulario para Objetivos de la Calidad que corresponda, se indica la modificación del objetivo, la fecha de modificación y el motivo que ha provocado el cambio. Cualquier modificación de un objetivo debe ser aprobada por el Gerente.
El indicador de desempeño será de 100% para el cumplimiento de este proceso.
Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el SGC estos cambios se llevarán a cabo de manera planificada, según las disposiciones señaladas en el apartado 4.4 de la Norma, para lo cual la organización deberá considerar el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, la integridad del SGC, la disponibilidad de recursos, y la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Sin perjuicio del ítem de Control de Cambios que se incluye en cada Proceso asociado al SGC, adicionalmente la precitada planificación de cambios, será llevada a través del Formulario de Planificación de Cambios del Sistema de Gestión de Calidad (REG-630), conforme a las disposiciones señaladas en el punto 6.3 de la Norma ISO 9001:2015.
Recursos Humanos
La alta dirección, en especial su Gerente, es responsable de liderar y participar activamente en este proceso estratégico, con la colaboración del Represente de la Gerencia. Todos ellos, deberán estar disponibles el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de sus responsabilidades.
Recursos Materiales y Tecnológicos
ALC Ltda., dispondrá de las instalaciones (sala de reuniones), recursos materiales (útiles de oficina) y tecnológicos (computadores, proyector) que sean necesarios para un adecuado desarrollo y mejora continua de este proceso.
Responsabilidades:
Gerente: es responsable de la documentación, implementación, mantención y mejora continua de la eficacia de este proceso estratégico de planificación del SGC. Asimismo, es quien aprueba este proceso estratégico y los cambios que en él se produzcan.
Representante de la Gerencia: es responsable del control de este proceso y de velar por el cumplimiento de éste en cuanto a su eficacia, la que será evaluada durante el proceso de Revisión de la Gerencia.
De acuerdo con lo señalado en el Proceso de Planificación del SGC (PCS- 600), los riesgos y oportunidades del proceso, serán determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1 de esta Norma Internacional.
Para estos efectos, por medio del Registro de Riesgos y Oportunidades (REG-800), se mantiene actualizada la matriz de riesgos y oportunidades allí individualizada, además de considerar la evaluación de la eficacia de las acciones. La actualización del precitado registro se efectúa al menos una vez al año.
Parámetro a medir | Indicador | Período | Forma de medir |
Elaboración de matrices de riesgo y oportunidades de cada proceso y DOC 420 (Comprensión de partes interesadas). | 100% | Anual | Constatación Física. |
Revisión de la política y objetivos de la calidad. | 100% | Anual | Constatación Física, si procese una modificación. |
Revisión y actualización de la planificación de los cambios. | 100% | Anual | Constatación Física. |
Revisión | Fecha | Responsable | Motivo del Cambio |
00 | 30/10/2018 | Representante de la Gerencia | Edición Inicial |
