PCS 700-00 Proceso Recursos Humanos
Proceso de Recursos Humanos
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El proceso de recursos humanos (RRHH), es considerado como un proceso estratégico de la organización, y se someterá estructuralmente al cumplimiento de cada una de las disposiciones señaladas en el apartado 4.4 de la Norma, junto a lo indicado en el apartado 7.1.2 referido a obtención de personal, el apartado 7.1.4 referido al ambiente para la operación de los procesos, el apartado 7.1.6 referido a los conocimientos de la organización, y el apartado 7.2 referido a las competencias.
De conformidad al precitado apartado 4.4, y a los apartados 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6 y 7.2 de la Norma, que forman parte del Proceso de Desarrollo de Personas, se describe éste según lo siguiente.
Revisado por
Aprobado por
Ruta de acceso
Revisión y fecha
Evelyn Torres F. Rptte Gerencia
José Santander R. Gerente
Revisión 00 22 de Noviembre 2018
La metodología y los criterios de este proceso serán detalladas a continuación, para lo cual se distinguirán tres áreas de este proceso, a saber: Reclutamiento y Selección de Personal, Gestión del Ambiente de Trabajo, y Determinación de Competencias, Entrenamiento, y Medición de su Eficacia.
El objetivo de este proceso, es determinar las acciones requeridas para realizar el proceso de reclutamiento y selección de personal, con el fin de cubrir y satisfacer la necesidad de dotación del personal, contribuyendo a los logros de servicios brindados por ALC Ltda.
Las actividades secuenciales de este proceso se describen a continuación.
a) Detección de Necesidad de Contratación.
El Gerente es el encargado de realizar los procesos de detección de necesidades de sus respectivas áreas de trabajo, para lo cual deberá solicitar al Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos elaborar un perfil del cargo a cubrir, cada vez que se quiera realizar un proceso de selección. Este nace de la necesidad de la empresa por incorporar a un nuevo trabajador, ya sea por creación de un nuevo cargo, cargo vacante, reemplazo, contrato temporal, etc.
Este perfil de cargo será revisado por el Gerente anualmente y antes de la contratación de un nuevo postulante a algún cargo.
b) Proceso de Reclutamiento del Personal.
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, podrá realizar un anuncio en un medio de circulación regional o nacional, además podrá publicar en páginas web, especializada en procesos de reclutamiento, también lo podrá realizar de manera directa con instituciones de educación, o por recomendación llegada directamente de gerencia. Con los Curriculum Vitae recibidos debe realizar un listado (REG-607) idealmente entre 2 y 4 postulantes por cargo vacante, según oferta existente. El medio elegido dependerá del cargo a cubrir. Cualquier excepción a estas reglas, deberá ser autorizada por la Gerencia.
Junto con esto, el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, se encargará de citar vía correo electrónico u otro medio a todos los postulantes, acordando día y hora de la entrevista.
c) Proceso de Selección: Entrevista Psicolaboral.
El Gerente y el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos realizarán las entrevistas a los postulantes, y podrá aplicar a todos ellos las pruebas psicolaborales que se estimen convenientes conforme al perfil del cargo. Se podrá además aplicar pruebas de habilidades blandas y/o técnicas que se consideren necesarias para el cargo que se desea cubrir. Los resultados de estas pruebas y exámenes serán tratados de manera confidencial para resguardar la privacidad del postulante.
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos debe presentar al Gerente al menos dos candidatos, con sus respectivos informes psicolaborales, si es el caso.
Para finalizar este proceso, el Gerente definirá al postulante elegido para el cargo.
d) Proceso de contratación e inducción.
Una vez seleccionado al postulante idóneo para el cargo que se desea cubrir, el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, deberá incorporar al trabajador a la empresa, encargándose de la confección del contrato de trabajo y petición de documentos necesarios para la carpeta del personal (REG-608) y la posterior firma del trabajador, además de coordinar las inducciones (REG-609) que sean necesarias, según el cargo que se está ocupando.
Las mediciones, indicadores de desempeño y su seguimiento, se detallan en punto 3.
El objetivo de este proceso, es determinar las acciones requeridas para gestionar el desarrollo de un ambiente de trabajo adecuado, para mejorar la satisfacción del personal de la organización, contribuyendo al logro de los requerimientos de servicios brindados por ALC Ltda.
Las actividades secuenciales de este proceso se describen a continuación.
a) Actividades de Gestión
El Gerentes y el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, desarrollan actividades tendientes a determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de los procesos con el propósito de mejorar la satisfacción del personal de la organización, contribuyendo al logro de la conformidad de los servicios brindados a los clientes (REG-611).
Entre las acciones llevadas a cabo para el logro de lo anterior, se encuentran los siguientes factores sociales, psicológicos y físicos.
Promover el espíritu de cooperación, evitando comportamientos individualistas.
Promover la convivencia respetuosa, no discriminatoria y de buenas relaciones interpersonales entre sus colaboradores, para contribuir a lograr un ambiente tranquilo y libre de conflictos.
Promover la reducción del stress del personal , por medio de: i) asegurarse que sus colaboradores tengan claridad sobre los objetivos y responsabilidades de su puesto de trabajo, ii) guiar y apoyar a los colaboradores en el desarrollo de sus tareas, iii) mantener informados a colaboradores, respecto de los objetivos y metas de la empresa, iv) desarrollar las competencias de los colaboradores necesarias para sus puestos de trabajo, v) generar espacios de participación de sus colaboradores, vi) reconocer los logros de sus colaboradores, vii) retroalimentar a sus colaboradores respecto del desempeño y resultados alcanzados por ellos.
Promover, en la medida que se requiera, la prevención del síndrome de agotamiento por medio de actividades lúdicas y de entretenimiento.
Promover, en la medida que se requiera, el cuidado de las emociones por medio del desarrollo de actividades de crecimiento personal.
Mantener ambientes de trabajo con la temperatura e iluminación adecuada para su uso.
Mantener ambientes de trabajo con los escritorios y sillas de trabajo adecuados para su uso.
Mantener ambientes de trabajo con circulación de aire y limpios.
Las mediciones, indicadores de desempeño y su seguimiento, se detallan en punto 3.
a) Medición del ambiente de trabajo
La encuesta de medición de ambiente de trabajo, se efectuará anualmente siguiendo las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Seguridad Social, por medio del cuestionario de evaluación de Riesgos Psicosociales en el Trabajo SUSESO – ISTAS 21.
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, envía a todo el personal de la organización, el precitado cuestionario, Encuesta sobre Ambiente de Trabajo (REG-605), con el propósito de determinar la percepción del personal respecto del ambiente de trabajo en la organización.
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, procesa las respuestas de la Encuesta sobre Ambiente de Trabajo, analiza los datos y genera los indicadores del ambiente de trabajo.
Los antecedentes e indicadores obtenidos a partir de la Encuesta sobre Ambiente de Trabajo son considerados como una entrada para la Revisión por la Gerencia.
El objetivo de este proceso, es determinar las necesidades de entrenamiento para el desarrollo de las competencias del personal de ALC Ltda., llevar a cabo el entrenamiento requerido y evaluar la eficacia del entrenamiento realizado.
Las actividades secuenciales de este proceso se describen a continuación.
a) Conocimientos necesarios de la organización
La organización determina los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos, la que se encuentra plasmada en la estructura de la organización, con el propósito de lograr la conformidad de los servicios brindados a sus clientes.
b) Competencia necesaria de la organización
Las competencias requeridas por la empresa están plasmadas en los perfiles del cargo de los trabajadores que la componen.
c) Aseguramiento de la competencia
La documentación que respalda las competencias de los trabajadores para ejercer los cargos en la empresa, se encuentran disponibles en la carpeta del personal.
d) Determinación de necesidad de entrenamiento
Cuando la organización aborda las necesidades y tendencias cambiantes, ésta determina como adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y las actualizaciones requeridas, la cual se lleva a cabo mediante la capacitación o entrenamiento del personal, conforme a lo que a continuación se señala.
Una necesidad de entrenamiento de una persona que pertenece a ALC Ltda., puede ser detectada y manifestada por todos y cada uno de las personas que componen la organización, incluyendo el propio afectado por dicha necesidad.
La necesidad debe ser planteada a través del documento Requerimiento de Entrenamiento (REG-601), mediante el cual se identificará la necesidad de entrenamiento y se indicará el beneficio esperado una vez realizado. Este formulario puede ser inicialmente llenado por la persona afectada por la necesidad de entrenamiento, por su jefe directo, o por el Gerente.
Todo requerimiento debe ser aprobado por el jefe directo del solicitante y el Gerente. Cuando un requerimiento sea rechazado, el respectivo documento debe ser devuelto al solicitante, siguiendo el conducto regular jerárquico, con la justificación, nombre y firma de quien rechaza.
La aprobación o Rechazo de todo requerimiento de entrenamiento, debe ser efectuada por el Gerente, dentro de los 30 días corridos siguientes a la fecha de recepción del documento.
Cuando el requerimiento es aprobado por el Gerente, y una vez señalada la justificación, nombre y firma, se traspasa al Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, para que prosiga con el proceso.
e) Selección de alternativa de entrenamiento
En el caso que se trate de un entrenamiento externo (dictado por personal externo a la empresa), el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos debe buscar el curso o programa de entrenamiento requerido.
Una vez establecida las alternativas posibles de entrenamiento externo, el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos las propone al Gerente, quien aprueba el requerimiento y quien toma la decisión de la alternativa más conveniente.
Una vez determinado el curso o programa de entrenamiento externo, se ingresa al documento Programa Anual de Capacitación de la empresa (REG-602), el cual es aprobado por el Gerente, durante el mes de Marzo de cada año.
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, planifica y coordina la realización del entrenamiento externo, asigna los recursos necesarios y contrata los servicios con el proveedor de entrenamiento.
La realización de entrenamientos internos (dictado por personal de ALC Ltda). será determinada por el Gerente, indicándolo en el formulario Requerimiento de Entrenamiento (REG-601), al momento de su aprobación.
La coordinación de la realización del entrenamiento es llevada a cabo directamente por el Jefe de Administración, Finanzas y Recurso Humanos, o bien por el Gerente si este último así lo determina.
Una vez determinado el curso o programa de entrenamiento interno, se ingresa al documento Programa Anual de Capacitación de la empresa (REG-602), el cual es aprobado por el Gerente, durante el mes de Marzo de cada año.
El registro de Formación y Entrenamiento (REG-604) corresponde a entrenamiento interno.
a) Realización de entrenamiento
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, comunica formalmente a las personas que deben ser entrenadas, para que asistan a los cursos y/o programas de entrenamiento externo o interno.
El Gerente y el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, planifican y reasignan las tareas de las personas que asistirán a entrenamiento interno y/o externo, durante el período de tiempo que aquellas se mantengan ausentes.
Los cursos realizados por cualquier persona perteneciente a ALC Ltda., son incluidos por el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos en la Carpeta de Entrenamiento.
Deberá existir una carpeta de personal, donde se archiven los títulos, diplomas, certificados o cualquier otro documento que acredite la realización del entrenamiento. La mantención de esta carpeta de personal estará a cargo del Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos.
b) Evaluación del entrenamiento
Una vez completado el entrenamiento, en plazo no superior a 180 días, el Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, envía al Gerente, el documento Evaluación de la Eficacia del Entrenamiento (REG-603), para que proceda con la evaluación del entrenamiento efectuado, la que deberá completar y devolver en un plazo no superior a 30 días.
El Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos, archiva el documento Evaluación de la Eficacia del Entrenamiento en la Carpeta de Entrenamiento. Se generará en el mes de Mayo de cada año un Resumen Evaluación del Entrenamiento (REG-606), con el propósito de que la información quede debidamente ordenada y refundida.
Las mediciones, indicadores de desempeño y su seguimiento, se detallan en punto 3.
El Gerente, y en especial el Jefe de Administración, Finanzas Y Recursos Humanos, es responsable de liderar y participar activamente en este proceso estratégico. Éste deberá estar disponible el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de sus responsabilidades.
ALC Ltda., dispondrá de las instalaciones (sala de reuniones), recursos materiales (útiles de oficina) y tecnológicos (computadores, proyector) que sean necesarios para un adecuado desarrollo y mejora continua de este proceso.
Gerente: Es el responsable de llevar a cabo la identificación de una necesidad de contratación, las acciones necesarias para desarrollar y gestionar un ambiente de trabajo en la organización y, determinar y/o aprobar las necesidades de entrenamiento de todo el personal, proponer el entrenamiento requerido y evaluar su eficacia.
Jefe de Administración, Finanzas y Recursos Humanos: es el responsable de efectuar el proceso de Reclutamiento y Selección del Personal, la medición del ambiente de trabajo en la organización y la obtención de indicadores de satisfacción del personal y, de la realización del entrenamiento interno o externo, contratar y coordinar la asistencia a los cursos y mantener el registro de capacitación del personal.
De acuerdo con lo señalado en el Proceso de Planificación del SGC (PCS- 600), los riesgos y oportunidades del proceso, serán determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1 de esta Norma Internacional.
Para estos efectos, por medio del Registro de Riesgos y Oportunidades (REG-800), se mantiene actualizada la matriz de riesgos y oportunidades allí individualizada, además de considerar la evaluación de la eficacia de las acciones. La actualización del precitado registro se efectúa al menos una vez al año.
Parámetro a medir
Indicador
Período
Forma de medir
Procesos de Reclutamiento y Selección realizados durante el año.
100%
Anual
Se efectúa revisión de la documentación de la carpeta del personal.
Encuesta sobre Ambiente de Trabajo.
Existencia de las encuestas.
Según Normativa Legal.
Se verifica la existencia Anual de Ambiente de Trabajo, realizada dentro de plazo.
Porcentaje de ejecución de Plan Anual de Capacitación. Evaluar Eficacia del Plan Anual de Capacitación.
Cumplir con el 75% del Plan Anual de Capacitación, o bien cumplir con el 60% del plan de capacitación si fueron incorporadas nuevas capacitaciones durante el año.
Promedio de cada evaluación, sea inferior a 21 puntos.
Anual
Se contabilizan los cursos del Plan Anual de Capacitación realizados y los contrasta con los cursos programados.
Evaluar la eficacia de la capacitación del personal, mediante el REG-603 y REG-606, verificando que el promedio de cada evaluación, sea inferior a 21 puntos
Revisión
Fecha
Responsable
Motivo del Cambio
00
30/10/2018
Representante de la Gerencia
Edición Inicial
